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在我们日常的工作与生活当中,沟通是必不可少的。那么,什么才是有效的沟通呢?
达成有效沟通须具备两个必要条件:
一是信息发送者能清晰地表达信息的内容,以便信息接收者准确理解。如果信息发送者以一种模棱两可、含糊不清的表达去传递信息,这个信息就很可能是不清晰、不全面、且难以让人理解的,那么这种沟通对于信息接收者而言,就就很可能是无效的。
二是信息发送者能根据信息接收者的反应及时修正信息的传递,避免不必要的误解。有效的沟通一定是动态的双向行为,只有沟通的发送者和接收者双方都对一个信息有同样准确和全面的理解,才真正具备有效沟通的意义,因此信息发送者需要关注信息接收者的反馈,如果存在问题需要及时修正,避免对方误解与遗漏。
影响有效沟通的因素
01 表达不清晰
达成有效沟通的首要条件一定是表达清晰,因为如果表达不清晰,那么传递出去的信息就很有可能是不完整甚至是完全错误的。
为了能够做到表达清晰,我们在给别人传达信息之前,最好先在脑海中梳理一遍,理清信息的逻辑、顺序、重点等,因为只有自己思路清晰了,表达才会更为精确。
传递信息时,为了让对方能够更快地抓住重点,可以采取“结论先行”的策略。也就是说,先把重要结果或结论告诉对方,在对方掌握之后,再去描述其他详尽的细节,这样就可以避免对方听了半天还没有听懂你想表达的意思。
同时还要注意,我们在表达一件事情或者陈述一个观点的时候,要尽量直接表明观点,不要夹杂过多的无关信息,这样很有可能会干扰对方接收重要信息,出现误解与遗漏。
02 以自我为中心
有效沟通是一种动态的双向行为,有时即便将信息表达得再清晰准确,但只要对方没有理解或是没有记住,那么这种沟通依然是无效的。
因此,在沟通中一定要注意,不能总以自我为中心,认为只要自己表达清楚就可以了。要学会关注对方的反应,看看对方是否真的正确理解信息了。必要时可以追问或者引导对方提出问题,通过对方的反馈及时调整自己的表达。
我们每个人的理解力、接纳力都是不一样的,所以我们更需要站在对方的角度去看问题,选择最合适的表达方式来传递我们想要表达的信息。
03 缺乏客观性
有一部分人在沟通时喜欢将自己的主观看法当做客观事实,并且不自知。这种缺乏客观性的沟通也很可能是无效的,因为对方不一定会有和你同样的主观感受,就有可能发生无法理解的现象。
比方说有一座山,有的人会觉得它很美,有的人却会觉得它很可怕,每一个人在面对同样的客观事物时,感受和理解都是不一样的。
因此,我们在传达信息时,要尽量去描述信息中的客观事实,不要加入过多的个人情感和评价,这样能够避免由于主观感受的不同而导致信息理解的不一致,从而引起不必要的误会。
如何进行有效沟通?
01 知道说什么
为了进行高效的沟通,首先要明确沟通的目的。如果是平日闲聊,大家可以漫无目的、轻松随意的谈话,但如果是为了一定的目的而进行沟通,那么一定要明确目的是什么,这样才能更好的切入主题,也能够选择不同的方式进行,使沟通更加有效。
在明确了沟通的目的之后,还需要梳理一下需要表达的内容,什么是最重要的信息、什么是后续需要补充的信息、什么是完全无关的信息,什么是需要强调的信息等等。
当自己梳理清楚要说什么之后,再去和对方进行沟通,就会将需要传达的信息表达得更加清晰、准确,也能够避免输出过多的无关信息,引起不必要的误会与遗漏。
02 知道什么时候说
为了让沟通更加顺利,进行沟通的时机也很重要,如果选择不正确的时间进行沟通,也可能会成为无效沟通。比如沟通对象正在焦头烂额地忙于工作时,你找他沟通重要的事情,那么很可能对方会因为着急而遗漏一些信息;或者在时间节点之前很久就将信息传达给对方,对方很可能会在时间节点来临之时忘记这个信息。
因此,要想很好地达到沟通效果,一定要掌握好沟通的时间,尤其是重要的事情,一定要选择合适的时间与对方进行沟通,在对方过于忙乱或者过于闲散时进行都是不太合适的。另外,存在时间节点的信息,可以提前与对方沟通进行准备,但在时间节点即将到达时,一定要再次与对方沟通确认。
除此之外,有一些沟通还需要关注对方的情绪,当对方情绪较好时,沟通就会更加顺利,也更容易达成目标;而当对方情绪不佳时,沟通很可能会失败,造成不好的结果。
03 知道怎么说
当你知道说什么,也知道该什么时候说,但如果你不知道怎么说,仍然难以达到沟通的效果。因此沟通时要特别注意表达的方式与顺序。
良好的沟通方式是指,用对方最好接受的语言、语调、语气等和对方进行沟通。比方说你与领导、同事、家人沟通时使用的方式肯定是不同的。因此为了让沟通更加有效,就需要学会关注对方的反馈,不断灵活调整自己的沟通方式。
另外,为了达成高效的沟通,表达的顺序也非常重要,这里为大家介绍三种比较实用的正确表达方式。
一是按重要性排列顺序:在给对方传达重要信息时,如给领导汇报、或与同事开会时,一定要将最重要的结果或结论先告诉对方,之后再去描述其他详尽的细节。
二是按时间推进排列顺序:在传达带有时间节点的信息内容时,最好按照时间推进的顺序进行表达,这样能够让对方将信息梳理得更加清晰。
三是按逻辑关系排列顺序:在传达叙事类的信息时,尽量按照逻辑关系来进行表达,这样能够让对方更快更准确的理解和把握信息的来龙去脉。